Cet été, vous serez certainement nombreux à recruter des stagiaires. Vous devez cependant savoir que l’engagement d’un stagiaire nécessite de respecter un certain nombre de règles. D’autant que depuis la loi pour l’égalité des chances du 31 mars 2006, la pratique des stages en milieu professionnel est fortement encadrée afin d’éviter notamment que certaines entreprises confient à des stagiaires de véritables emplois salariés. Aujourd’hui, les stages en entreprise doivent ainsi, en principe, faire l’objet d’une convention préalable entre l’entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement.
Par ailleurs, les stages dépassant 3 mois doivent donner lieu à une gratification minimale qui est exonérée de charges sociales en deçà d’un certain plafond. Revue de détail des règles du jeu.

Une convention de stage est toujours exigée

Stages concernés
Tout stage – hors ceux relevant de la formation continue ou de la formation des jeunes de moins de 16 ans – doit nécessairement faire l’objet d’une convention tripartite entre l’entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement. La conclusion d’une convention de stage est d’ailleurs exigée, qu’il s’agisse d’un stage obligatoire, c’est-à-dire inscrit dans le cursus de l’étudiant, ou d’un stage facultatif.
Et l’obligation d’établir une convention s’applique à toutes les entreprises du secteur privé à but lucratif ou non lucratif (associations). Quant au stagiaire, il peut s’agir d’un élève d’un établissement d’enseignement technique ou secondaire ou d’un étudiant préparant un diplôme de l’enseignement supérieur (par exemple, les étudiants préparant un diplôme universitaire du type licence ou master, les élèves des écoles de commerce ou encore d’IUT...).

Signature de la convention
En pratique, la convention de stage est élaborée à partir d'une convention-type établie par l'établissement d'enseignement. Elle doit ensuite être signée par l'entreprise, le stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal) et l'établissement. Plusieurs mentions sont obligatoires, dont notamment les dates de début et de fin de stage, la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation, la durée hebdomadaire maximale de présence ou encore le montant de la gratification allouée au stagiaire et les modalités de son versement.
Mais attention, même si une convention de stage est signée, l'Urssaf conserve le pouvoir de vérifier si le stagiaire effectue ou non un véritable travail sous la subordination du chef d'entreprise et de requalifier, le cas échéant, le stage en contrat de travail, avec redressement de cotisations sociales à la clé…

Obligation de conservation
Vous devez tenir et mettre à jour une liste de toutes les conventions de stage que vous avez conclues. Une obligation normalement applicable aux conventions de stage signées depuis le 2 février 2008.
L’administration ayant toutefois précisé que vous avez également intérêt à lister les conventions qui étaient en cours à cette date.

Une gratification minimale est parfois obligatoire

Si votre stagiaire effectue un stage d’une durée supérieure à 3 mois consécutifs, vous devez nécessairement lui octroyer une gratification, qui n’est pas assimilée à du salaire (le stagiaire n’étant pas un salarié de l’entreprise). Les stages d’une durée inférieure ne sont eux, pour l’instant, pas soumis à une gratification obligatoire. Toutefois, rien ne vous empêche d’en verser quand même une à votre stagiaire.

Appréciation de la durée du stage
La durée du stage s’apprécie en tenant compte de la convention de stage et de ses éventuels avenants. Sachant que, sauf si le stage est intégré au cursus de l’étudiant, sa durée est limitée à 6 mois, renouvellement compris. Celle-ci se calcule en durée calendaire, peu important le nombre d’heures effectuées dans le mois par le stagiaire (par exemple, un étudiant qui effectue, du 1er juin au 30 septembre, une journée de 7 heures de stage chaque semaine réalise bien un stage de plus de 3 mois et doit donc être rémunéré). Par ailleurs, la durée de présence du stagiaire ne peut dépasser la durée légale ou conventionnelle de travail en vigueur dans votre entreprise.

Montant de la gratification
Si rien n’est prévu par la convention collective de branche étendue qui vous est applicable, le montant minimal de la gratification équivaut à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (fixé à 21 € en 2009), soit 398,13 € par mois pour 2009(1), dans l'hypothèse où la durée de présence du stagiaire est égale à la durée légale du travail (35 heures par semaine).

Date du versement
La gratification est due à compter du 1^er jour de stage et doit être versée chaque mois, et non à l'issue du stage. Si la durée initiale du stage est inférieure à 3 mois, mais que ce stage est ensuite prolongé au-delà de 3 mois, vous devez verser les gratifications que le stagiaire aurait dû alors percevoir dès le 1er mois en une seule fois dès la fin du 3e mois.

La gratification est normalement exonérée de charges sociales

Que le stage soit obligatoire ou non, vous bénéficiez, sur la gratification versée, d'une franchise de charges sociales. Ainsi, les sommes versées aux stagiaires ne sont pas assujetties aux cotisations et contributions sociales (cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l'autonomie, Fnal, CSG et CRDS et versement transport) dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, c’est-à-dire 398,13 € par mois en 2009 si le stagiaire travaille 35 heures par semaine. Le montant de la franchise de charges sociales est ainsi strictement identique au montant de la gratification obligatoire pour les stages de plus de 3 mois. Lorsque la gratification mensuelle du stagiaire est inférieure ou égale à 398,13 €, aucune cotisation sociale n’est donc due. En revanche, si la gratification est supérieure à cette somme, des cotisations sociales sont, en principe, dues sur le différentiel entre le montant de la gratification et 398,13 €.

Bon à savoir : Une charte des stages étudiants a été établie pour préciser les engagements réciproques des signataires de la convention de stage. Cette charte, ainsi que d’autres documents utiles, sont disponibles à l’adresse internet : www.etudiant.gouv.fr (onglet insertion professionnelle, puis stages).

Et les jobs d’été ?

Si vous souhaitez faire appel à un jeune pour faire face à une tâche régulière correspondant à un poste de travail ou pour remplacer un salarié, vous ne pouvez pas employer un stagiaire. Vous pouvez en revanche recourir aux jobs d’été. Votre jeune recrue doit alors signer un CDD précisant notamment la raison exacte de son engagement et il a également droit à une rémunération en principe au moins égale au Smic (ou au salaire minimum conventionnel) et identique à celle que percevrait dans votre entreprise un salarié en CDI.

(1) (21 € x 12,5 %) x 35 x (52/12) = 398,13 €

© Copyright SID Presse - 2009